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書類整理が苦手な人のための、書類整理の基本法

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 大分県の整理収納・ライフオーガナイザー® / ミニマリストのやまぐちせいこです。 

本日の朝はフェリーの中。記事、予約投稿です。 

 

書類整理は苦手な人が多いのではないでしょうか。

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事務スペースを整理しました 

お片づけを仕事として始めたので、扱う情報量が増えました。苦手なりに自分ができる書類の整理をやりました。

書類整理は「積み上げ式」が基本

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やり取りが増えれば、増えるほど書類も増えます。

 

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机の上に出ている書類の内訳は、こんな感じです。他にもご自宅のお写真やヒアリングシートなど書類は沢山です。

 

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書類を人別で「レールファイル」にまとめます。背表紙にはお客様の個人名を記載。

  

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こんな感じでまとめました。

 

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内訳は、こう。

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イラストで説明すると、こうなります

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書類は「積み上げ式」と呼ばれる書類整理法が基本です。

 

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小分類・中分類・大分類と、下の細かいモノを集め、中分類でまとめ、大分類とブロックを積み上げていきます。これが、積み上げ式です。

 

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こちらの画像に戻るとわかるように「大阪」「福岡」「大分」という大分類のまたさらに1つ上に「お片づけサービス関連」というゾーニングでフィニッシュです。

お片づけを習ったことがない…という方が案外多いので、これが書類整理の基本です。

ポイントは「中分類」

ポイントは、

「中分類を何に置くか」

です。

人によっては中分類が「大阪地区」という1つのファイルにまとめる方が、管理しやすい!という方もいます。私の場合は、

 

  • 人別にすぐに手に取れる
  • 入って来た情報をすぐにまとめられる
  • 現状を把握する

 

この3つを満たすためには、「人名」を中分類に置いた方がシックリきます。多分、「地域」を中分類に置くと、全然ダメになります。

同じ整理法でも分類点が違えば使いにくい

書類整理が上手くいかない…という方は、この中分類の分類点が合ってないのかもしれません。自分の書類の整理の仕方を「小分類・中分類・大分類…」と分けてみて、どの地点がシックリくるか検討してみると、楽になります。

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