大分県の整理収納・ライフオーガナイザー® / ミニマリストのやまぐちせいこです。
本日の朝はフェリーの中。記事、予約投稿です。
書類整理は苦手な人が多いのではないでしょうか。
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事務スペースを整理しました
お片づけを仕事として始めたので、扱う情報量が増えました。苦手なりに自分ができる書類の整理をやりました。
書類整理は「積み上げ式」が基本
やり取りが増えれば、増えるほど書類も増えます。
机の上に出ている書類の内訳は、こんな感じです。他にもご自宅のお写真やヒアリングシートなど書類は沢山です。
書類を人別で「レールファイル」にまとめます。背表紙にはお客様の個人名を記載。
こんな感じでまとめました。
内訳は、こう。
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イラストで説明すると、こうなります
書類は「積み上げ式」と呼ばれる書類整理法が基本です。
小分類・中分類・大分類と、下の細かいモノを集め、中分類でまとめ、大分類とブロックを積み上げていきます。これが、積み上げ式です。
こちらの画像に戻るとわかるように「大阪」「福岡」「大分」という大分類のまたさらに１つ上に「お片づけサービス関連」というゾーニングでフィニッシュです。
お片づけを習ったことがない…という方が案外多いので、これが書類整理の基本です。
ポイントは「中分類」
ポイントは、
「中分類を何に置くか」
です。
人によっては中分類が「大阪地区」という１つのファイルにまとめる方が、管理しやすい！という方もいます。私の場合は、
- 人別にすぐに手に取れる
- 入って来た情報をすぐにまとめられる
- 現状を把握する
この３つを満たすためには、「人名」を中分類に置いた方がシックリきます。多分、「地域」を中分類に置くと、全然ダメになります。
同じ整理法でも分類点が違えば使いにくい
書類整理が上手くいかない…という方は、この中分類の分類点が合ってないのかもしれません。自分の書類の整理の仕方を「小分類・中分類・大分類…」と分けてみて、どの地点がシックリくるか検討してみると、楽になります。
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